Klant betaalt niet? Het complete stappenplan van herinnering tot incasso

Een factuur die niet betaald wordt voelt persoonlijker dan je zou denken. Je hebt het werk geleverd, de afspraak was duidelijk, en toch blijft je inbox stil. Wat je nu doet bepaalt twee dingen: hoe snel je je geld krijgt, en of de relatie nog te redden valt. Deze gids loopt het stap voor stap met je door — vriendelijke herinnering, formele aanmaning, ingebrekestelling, en pas dán incasso of rechter. Met voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken, een incassokosten-staffel die klopt met de wet, en eerlijke kosten-inzichten over wanneer een incassobureau wél en níet loont.

Inhoud

• Stap 1: voorkom dat het zover komt
• Stap 2: de vriendelijke herinnering (dag 1-7)
• Stap 3: de tweede aanmaning (dag 8-21)
• Stap 4: de ingebrekestelling — de WIK-brief (dag 22-36)
• Stap 5: incassobureau of rechter (vanaf dag 37)
• Veelgestelde vragen

Stap 1: voorkom dat het zover komt

De beste betaalherinnering is de herinnering die je nooit hoeft te sturen. Drie kleine aanpassingen aan hoe je factureert maken een verrassend groot verschil:

Verkort je betalingstermijn. De wettelijke standaard van 30 dagen is een maximum, geen voorschrift. Bij ZZP'ers werkt 14 dagen aantoonbaar beter — niet omdat klanten dan eerder betalen, maar omdat ze je factuur in dezelfde week verwerken in plaats van hem in het stapeltje "volgende maand" te leggen. Vermeld de termijn altijd expliciet, met datum: "Wij verzoeken u het bedrag voor 29 mei 2026 over te maken."

Zet een vervaldatum op de factuur, niet alleen een termijn. "Betalen binnen 14 dagen" is iets om over te onderhandelen. "Vervaldatum: 29 mei 2026" is een feit. Juridisch kun je vanaf die datum direct verzuim aantonen — een sterker startpunt voor alles wat volgt.

Verstuur automatisch een herinnering vlak vóór de vervaldatum. Niet als druk-middel, maar als service. Veel betalingsachterstanden zijn pure vergeetachtigheid: de factuur is verwerkt, goedgekeurd, en wacht alleen nog op een muisklik die er nooit komt. Een korte mail twee dagen voor de vervaldatum lost dat onschuldig op. In Factuurpartner Pro gaan deze herinneringen automatisch — eerst vriendelijk vooraf, daarna op vooraf ingestelde momenten na de vervaldatum. Je hoeft niet zelf de kalender bij te houden.

Tip: noteer bij elke nieuwe klant in een spreadsheet of CRM hoe lang ze er meestal over doen. Wie structureel laat betaalt, kun je vooraf om aanbetaling vragen. Dat klinkt assertief, maar in B2B is het volstrekt normaal — zeker bij grotere opdrachten.

Stap 2: de vriendelijke herinnering (dag 1-7)

De factuur is vervallen. Voordat je iets formeels onderneemt, ga je ervan uit dat er een onschuldige reden is — vakantie, een verkeerde mailfilter, een afwezige boekhouder. Een korte, neutrale mail werkt in 60-70% van de gevallen.

Toon: vriendelijk, geen verwijt, geen drukmiddel. Je hoeft niet te onderhandelen, je wijst er alleen op dat de factuur over de vervaldatum is.

Wat erin hoort:

• Factuurnummer + originele vervaldatum
• Bedrag
• Vraag of het misschien een vergissing is
• Nieuwe (zachte) deadline van een week
• Aanbod om indien nodig de factuur opnieuw te sturen

Voorbeeld-mail:

Onderwerp: Vriendelijke herinnering factuur 2026-014

Beste {voornaam},

Op {factuurdatum} stuurde ik je factuur 2026-014 voor {omschrijving}, met een vervaldatum van {vervaldatum}. Op het moment van schrijven heb ik de betaling nog niet binnen — wellicht is het in de hectiek over het hoofd gezien.

Wil je laten weten of er iets is dat ik moet aanpassen, of mag ik de betaling binnen een week alsnog verwachten? Mocht je de oorspronkelijke factuur niet meer kunnen vinden, dan stuur ik hem graag opnieuw.

Met vriendelijke groet, {jouw naam}

Welk kanaal? Mail als eerste — schriftelijk en bewijsbaar. Reageert je klant niet binnen 3-4 werkdagen, dan is een korte telefonische check legitiem. Vraag bij voorkeur naar de boekhouder of de financiële afdeling. In veel mkb-bedrijven ligt de bal daar, niet bij je contactpersoon.

Wat je nog niet doet: incassokosten of rente noemen. Dat hou je voor stap 3.

Stap 3: de tweede aanmaning (dag 8-21)

Heb je na een week nog steeds niets gehoord, dan schakel je over op een formelere toon. Dit is niet je laatste kans-brief — die komt nog — maar het is wel het moment om de juridische rails klaar te leggen. Concreet: je kondigt aan dat als er niet betaald wordt, je incassokosten en wettelijke rente in rekening gaat brengen. Die aankondiging is later belangrijk: zonder dat je het hebt aangezegd, is een rechter sneller geneigd om kosten te matigen.

Wat erin hoort:

• Verwijzing naar de eerste herinnering (datum)
• Concreet nieuw bedrag + nieuwe deadline (5 werkdagen is gangbaar)
• Aankondiging incassokosten conform de Wet Incassokosten
• Aankondiging wettelijke handelsrente
• Heldere consequentie als er niet betaald wordt

Voorbeeld-tekst:

Onderwerp: Tweede aanmaning factuur 2026-014

Beste {voornaam},

Op {datum-eerste-herinnering} stuurde ik je een herinnering voor factuur 2026-014, die op {vervaldatum} verviel. Tot op heden heb ik geen betaling of reactie ontvangen.

Ik verzoek je vriendelijk om het openstaande bedrag van {bedrag} uiterlijk {nieuwe deadline} over te maken op {IBAN} onder vermelding van factuurnummer 2026-014.

Mocht betaling op die datum uitblijven, dan zal ik conform de Wet Incassokosten (WIK) en de wettelijke handelsrente extra kosten in rekening brengen, en zal ik de vordering uit handen geven aan een incassobureau.

Ik vertrouw erop dat dit niet nodig zal blijken.

Met vriendelijke groet, {jouw naam}

Praktische noot: bewaar deze mail. Niet alleen "in verzonden" maar als PDF of print, met datum en tijd. Komt het tot een geschil, dan moet je kunnen aantonen wat je wanneer hebt gevraagd. Een rechter kijkt vaak letterlijk naar je correspondentie-keten.

Verstuur deze mail bij voorkeur ook per aangetekende post als het om een groter bedrag gaat (vanaf zeg €1.000). Dat zorgt voor onmiskenbaar bewijs van ontvangst — iets wat email simpelweg niet biedt.

Stap 4: de ingebrekestelling — de WIK-brief (dag 22-36)

Heeft de klant ook na de tweede aanmaning niet gereageerd, dan is het tijd voor de formele ingebrekestelling. Dit is een juridisch geladen brief met één heel specifiek doel: de klant nog één keer 14 dagen geven om te betalen, met de uitdrukkelijke aankondiging van de exacte incassokosten als hij dat niet doet. Vanaf dag 15 na ontvangst van deze brief ben je gerechtigd om die kosten daadwerkelijk in rekening te brengen.

Voor consumenten: deze 14-dagen-brief is wettelijk verplicht voordat je incassokosten mag berekenen.

Voor zakelijke klanten: niet strikt verplicht (afhankelijk van je algemene voorwaarden), maar in de praktijk vrijwel altijd verstandig. Het maakt de bewijsvoering veel sterker als je later naar de rechter stapt.

Incassokosten-staffel (BIK 2026)

De incassokosten zijn niet vrij — ze zijn wettelijk gemaximeerd via het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten:

| Hoofdsom | Incassokosten | |---|---| | Tot € 2.500 | 15% over de hoofdsom, met minimum € 40 | | € 2.500 – € 5.000 | € 375 + 10% over het meerdere boven € 2.500 | | € 5.000 – € 10.000 | € 625 + 5% over het meerdere boven € 5.000 | | € 10.000 – € 200.000 | € 875 + 1% over het meerdere boven € 10.000 | | Boven € 200.000 | € 2.775 + 0,5% (maximum totaal € 6.775) |

Een voorbeeld: bij een onbetaalde factuur van €1.800 mag je 15% × €1.800 = €270 aan incassokosten in rekening brengen. Bij een factuur van €3.500: €375 + 10% × €1.000 = €475. Bij een factuur van €450: het percentage zou €67,50 zijn, maar het minimum van €40 is dan al van toepassing.

Wettelijke rente

Bovenop de incassokosten mag je rente vragen vanaf de oorspronkelijke vervaldatum (dus niet vanaf de ingebrekestelling — vanaf de vervaldatum). Voor B2B geldt de wettelijke handelsrente, voor consumenten de gewone wettelijke rente. Beide tarieven worden halfjaarlijks bijgesteld; check de actuele waarde op wettelijkerente.nl voor de huidige periode.

Reken-voorbeeld voor een handelsvordering van €1.800 die 60 dagen te laat wordt betaald, bij 12% handelsrente: €1.800 × 12% × (60/365) = €35,51 aan rente. In de meeste gevallen weegt rente op kortere termijn niet op tegen de moeite, maar in combinatie met incassokosten is het een correcte sluitpost.

Voorbeeld ingebrekestelling

Onderwerp: Ingebrekestelling factuur 2026-014

Beste {voornaam},

Op {factuurdatum} verstuurde ik factuur 2026-014 ter hoogte van €1.800, met vervaldatum {vervaldatum}. Ondanks twee eerdere herinneringen (dd. {datum-1} en {datum-2}) is deze factuur nog niet voldaan.

Ik stel je hierbij voor de laatste maal in gebreke. Ik verzoek je het volledige openstaande bedrag van €1.800 over te maken op {IBAN} onder vermelding van 2026-014 binnen 14 dagen na dagtekening van deze brief, te weten uiterlijk {datum + 14 dagen}.

Mocht volledige betaling op die datum uitblijven, dan ben ik conform de Wet Incassokosten gerechtigd het volgende in rekening te brengen:

• Incassokosten: €270 (15% over de hoofdsom)
• Wettelijke handelsrente vanaf de vervaldatum {vervaldatum} tot de dag van algehele voldoening

Vanaf {datum + 15 dagen} draag ik de vordering over aan een incassobureau, met alle daaraan verbonden kosten voor jouw rekening.

Met vriendelijke groet, {jouw naam}

Verstuur de ingebrekestelling per email én per aangetekende post — die combinatie maakt de ontvangst onbetwistbaar. Bewaar het verzendbewijs minstens vijf jaar (de verjaringstermijn van handelsvorderingen).

Stap 5: incassobureau of rechter (vanaf dag 37)

Vijf weken zonder reactie, twee herinneringen, een ingebrekestelling — als je dan nog niets hebt, is het tijd voor externe hulp. Er zijn twee routes, met heel verschillende kostenstructuren.

Route A: incassobureau

Een incassobureau neemt het werk uit handen. De meeste werken op no cure, no pay: lukt het ze niet om je geld op te halen, dan betaal je niets. Lukt het wel, dan wordt hun marge (doorgaans 15-25% van de hoofdsom) doorbelast aan de debiteur via de BIK-staffel hierboven — die kosten staan dus ook al in de ingebrekestelling.

Wanneer kies je hiervoor?

• Vordering tussen €100 en €25.000
• Geen serieus inhoudelijk geschil (klant betwist niet, betaalt gewoon niet)
• Je wil zelf geen energie meer in de zaak steken

Praktische tip: kies een bij de Nederlandse Vereniging van Incasso-Ondernemingen aangesloten bureau. Daar gelden gedragsregels en kun je terecht bij klachten.

Route B: kantonrechter (direct of via deurwaarder)

Voor vorderingen tot €25.000 is de kantonrechter de bevoegde instantie. Je hebt geen advocaat nodig — je kunt zelf procederen. De griffierechten zijn relatief laag (€87 tot €514 in 2026, afhankelijk van het bedrag, zie rechtspraak.nl).

Wanneer kies je hiervoor?

• Klant betwist de vordering inhoudelijk en je wil een formeel oordeel
• Je hebt een sterk dossier (correspondentie, opdrachtbevestiging, geleverde producten/diensten)
• Het bedrag is hoog genoeg om de moeite te rechtvaardigen (vanaf €1.000 wordt het redelijk te overwegen)

Wint de kantonrechter — wat bij een goed onderbouwde, niet-betwiste factuur bijna altijd zo is — dan krijg je een vonnis. Een deurwaarder kan dat vonnis vervolgens executeren: bankbeslag, loonbeslag, beslag op roerende zaken. Die executie kost wel weer geld, maar wordt eveneens op de debiteur verhaald.

Het eerlijke kosten-plaatje

In de praktijk valt de keuze meestal zo:

| Hoofdsom | Beste route | |---|---| | < € 200 | Vaak niet de moeite. Eventueel zelf één laatste mail, daarna afboeken | | € 200 – € 1.000 | Incassobureau (no cure no pay, jij hebt geen risico) | | € 1.000 – € 5.000 | Incassobureau eerst, kantonrechter bij betwisting | | € 5.000 – € 25.000 | Direct kantonrechter via deurwaarder kan sneller | | > € 25.000 | Civiel via rechtbank, advocaat verstandig |

Wat je niet wil is jaren in een conflict blijven hangen om €450 binnen te halen. Soms is afboeken en de klant op je interne blacklist zetten objectief de beste optie. Een vordering die ouder is dan 18 maanden wordt sowieso lastiger te incasseren — de motivatie aan jouw kant zakt in, en de debiteur weet dat.

Veelgestelde vragen

Mag ik gewoon stoppen met dienstverlening tot betaling?

Als het om lopende dienstverlening gaat (abonnement, doorlopend project): ja, mits je dat hebt opgenomen in je algemene voorwaarden of in je opdrachtbevestiging. Bij ZZP-werk in een lopende relatie is een korte mail in de trant van "Tot het openstaande bedrag is voldaan houd ik nieuw werk in afwachting" meestal afdoende. Bij eenmalig werk dat al geleverd is, kan dit niet meer — het werk is al uit handen.

Wat als de klant zegt "ik heb geen geld"?

Stel een betalingsregeling voor en leg die schriftelijk vast. Bijvoorbeeld: vier termijnen over twee maanden, eerste termijn binnen 7 dagen, met de afspraak dat bij gemiste termijn het volledige bedrag direct opeisbaar wordt. Dat is vaak realistischer dan vasthouden aan volledige betaling — en geeft je een sterkere positie als ook die regeling niet wordt nagekomen.

Geldt de WIK ook voor zakelijke klanten?

Ja, maar met een verschil: bij B2B mag je in je algemene voorwaarden afwijken van de WIK-staffel (hogere kosten bedingen). Doe je dat niet, dan is de wettelijke staffel hierboven van toepassing. De 14-dagen-brief is bij B2B niet strikt verplicht, maar in de praktijk vrijwel altijd verstandig om je dossier sterk te houden.

Moet ik 14 dagen ingebrekestelling áltijd geven?

Voor consumenten ja — zonder die brief mag je geen incassokosten in rekening brengen, ongeacht wat er in je algemene voorwaarden staat. Voor zakelijke klanten is het niet wettelijk verplicht, maar je dossier wordt er aanzienlijk sterker mee, en de meeste rechters verwachten het te zien.

Wat als de klant het werk afkeurt — telt dat als excuse?

Een betwisting is iets anders dan niet-betalen. Als een klant inhoudelijk klaagt, moet je dat eerst oplossen voordat je de incasso-route in gaat. Verzamel je bewijs (opdrachtbevestiging, opleveringsmail, eventuele goedkeuring), reageer schriftelijk op de klacht, en stel een termijn waarbinnen je een oplossing voorstelt. Pas als de klacht niet houdbaar is en er nog steeds niet betaald wordt, hervat je het stappenplan.

Hoe lang heb ik om naar de rechter te stappen?

Voor handelsvorderingen geldt een verjaringstermijn van vijf jaar vanaf de vervaldatum (Burgerlijk Wetboek art. 3:307). Maar in de praktijk: hoe langer je wacht, hoe slechter je positie. Bewijs verdampt, mensen herinneren zich gesprekken anders, bedrijven gaan failliet. Zes maanden na de vervaldatum is een goed mentaal afkappunt om de knoop door te hakken.

Kan ik een wanbetaler op een zwarte lijst zetten?

Er bestaat geen officiële "wanbetaler-lijst" die je publiek kunt voeden. Wel kun je informatie delen via Graydon of Creditsafe — die opereren wettelijk onder de AVG. Voor je eigen administratie houden veel ZZP'ers een interne lijst bij; dat mag, mits je die niet deelt met derden.

---

Wat al deze stappen gemeen hebben is dat ze sterker werken naarmate je dossier vanaf het begin op orde is. Een nette factuur, een glasheldere vervaldatum, en — als het kan — een geautomatiseerde herinnering vóórdat het probleem ontstaat. Maak je factuur gratis met Factuurpartner en zorg dat de eerste stap in elk geval professioneel is. De rest hoef je hopelijk nooit te doorlopen.