Factuur maken als ZZP'er: complete gids voor 2026

Een factuur maken als ZZP'er klinkt simpel — totdat je voor het eerst voor een leeg sjabloon zit. Welke velden zijn écht verplicht? Hoe pak je het factuurnummer aan? En wat doe je met BTW als je net begint en nog twijfelt over de KOR? Deze gids loopt het stap voor stap met je door, met een complete checklist aan het eind en een rekenvoorbeeld waar de meeste starters in de mist gaan.

Inhoud

• Wat moet er op een factuur staan?
• Welk factuurnummer-systeem kies je?
• Hoe bereken je BTW op je factuur?
• Vervaldatum, herinneringen en wanbetaling
• Welk gereedschap gebruik je?
• Veelgestelde vragen

Wat moet er op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt 9 verplichte eisen aan een factuur. Mist er één, dan mag je klant de BTW niet aftrekken — en bij een eventuele controle krijg jij het probleem. Hier ze zijn:

| Veld | Voorbeeld | |---|---| | Volledige naam en adres van jouw bedrijf | "Jan Jansen Webdesign, Hoofdstraat 1, 1011 AB Amsterdam" | | KvK-nummer | 90123456 | | BTW-identificatienummer | NL003123456B01 | | Volledige naam en adres van de klant | "Bakker De Goede Tijd, Marktplein 5, 1000 AA Utrecht" | | Factuurdatum | 11 mei 2026 | | Factuurnummer (uniek, oplopend) | 2026-014 | | Omschrijving van de geleverde dienst of het product | "Webdesign voor nieuwe site, 14 uur" | | Bedrag exclusief BTW + het BTW-tarief + BTW-bedrag | €840,00 + 21% = €176,40 | | Totaalbedrag inclusief BTW | €1.016,40 |

Een paar dingen die starters vaak vergeten: je BTW-nummer is niet hetzelfde als je KvK-nummer, en bij een eenmanszaak begint het BTW-nummer met je burgerservicenummer. Vraag het op via Mijn Belastingdienst Zakelijk als je het niet kunt vinden.

Wat niet verplicht is, maar wel slim

• Betalingstermijn: standaard is 30 dagen, maar je mag korter (14 dagen werkt vaak beter, zie verderop)
• Vervaldatum: één regel die je incassopositie veel sterker maakt
• Bankrekening + tenaamstelling: bij voorkeur met BIC voor internationale klanten
• "Bij betaling graag het factuurnummer vermelden": scheelt je veel uitzoekwerk

Welk factuurnummer-systeem kies je?

Eén regel: factuurnummers moeten uniek en oplopend zijn. Verder ben je vrij. De vier meest gebruikte systemen:

| Systeem | Voorbeeld | Voor wie | |---|---|---| | Volgnummer puur | 1, 2, 3, … | Je hebt liever niet dat klanten zien hoeveel facturen je verstuurt | | Jaartal-prefix | 2026-001, 2026-002 | Maakt je administratie per jaar overzichtelijk — populairst | | Klantcode-prefix | KLA-001, BAK-014 | Werk je vooral met vaste klanten | | Datum + tellertje | 20260511-01 | Voor wie meerdere facturen per dag verstuurt |

De meeste ZZP'ers landen vroeg of laat op het jaartal-prefix-model. Begin daar — je kunt altijd later iets anders kiezen, mits je nooit hetzelfde nummer twee keer uitgeeft.

Let op: een factuurnummer overslaan (per ongeluk 2026-003 zonder dat 2026-002 bestaat) mag, maar geeft bij een controle extra werk. Bij de meeste tools wordt het nummer automatisch verhoogd; doe je het handmatig, hou dan een simpel telregister bij.

Hoe bereken je BTW op je factuur?

In Nederland gelden drie BTW-tarieven: 21% (de meeste diensten en producten), 9% (boeken, eten, vervoer, kappers) en 0% (export buiten de EU). De meeste ZZP'ers in de creatieve, advies- en consultancy-hoek factureren standaard 21%.

Een snel rekenvoorbeeld voor 14 uur webdesign à €60,- per uur:

Subtotaal exclusief BTW:  14 × €60,00  = €840,00
BTW 21%:                                = €176,40
Totaal te betalen:                      = €1.016,40

Op je factuur zet je altijd alle drie de regels. Niet alleen het totaal — dat is een veelvoorkomende fout die de Belastingdienst kan signaleren bij een steekproef.

De KOR-regeling: wel of niet kiezen?

Verwacht je in een kalenderjaar minder dan €20.000 omzet? Dan kun je je aanmelden voor de Kleineondernemersregeling (KOR). Het effect: je brengt géén BTW in rekening, maar je mag ook geen BTW aftrekken op je inkoop.

Voor wie het wél verstandig is:

• Je werkt vooral voor particulieren (die kunnen toch geen BTW aftrekken)
• Je inkoop is laag (geen dure apparatuur, software, of inhuur)
• Je waardeert administratieve rust boven elke euro

Voor wie het juist niet verstandig is:

• Je werkt voor zakelijke klanten (zij verliezen niks — sterker, een KOR-factuur ziet er voor hen vreemd uit)
• Je hebt veel zakelijke onkosten waar BTW op zit
• Je verwacht boven die €20.000 uit te komen — de regeling intrekken is omslachtig

De KvK heeft een uitgebreide uitleg waar je dezelfde keuze kunt natrekken voor jouw situatie.

Vervaldatum, herinneringen en wanbetaling

De wet zegt: als er niets is afgesproken, geldt de wettelijke betaaltermijn van 30 dagen na ontvangst van de factuur. Maar je mag korter. En dat loont:

Een fotograaf uit Haarlem zette haar vervaldatum van 30 naar 14 dagen en automatiseerde een eerste herinnering op dag 7. Binnen drie maanden was haar gemiddelde betaaltermijn van 23 naar 11 dagen gezakt. Ze stuurde geen enkele klant boos weg.

Schema dat in de praktijk werkt:

1. Factuur versturen: zelfde dag dat het werk wordt opgeleverd, niet "aan het einde van de maand" (dat is een gewoonte uit het loondienst-tijdperk)
2. Dag 7: vriendelijke automatische herinnering ("Even ter herinnering — heb je deze factuur al kunnen inboeken?")
3. Dag 14 = vervaldatum: tweede herinnering, neutraler van toon
4. Dag 21: bel of mail persoonlijk. Geen geautomatiseerde mail meer.
5. Dag 30: aanmaning met termijn van 14 dagen, en de vermelding dat je een incassobureau inschakelt

Ben je net begonnen en heb je geen tool die dit automatisch doet? Zet een herhalende agenda-afspraak op vrijdag om elf uur: "factuur-ronde". Vijftien minuten per week is genoeg om dit ritme vol te houden.

Welk gereedschap gebruik je?

Voor je eerste 5 à 10 facturen kun je prima werken met een Word- of Pages-sjabloon. Maar zodra je meer dan een handvol facturen per maand verstuurt, betaal je in tijd wat je in tool-licentie bespaart. Onze gratis factuur-tool werkt zonder account: vul je gegevens in, exporteer als PDF, klaar.

Heb je behoefte aan klantenbeheer, factuurhistorie, automatische herinneringen, of een eigen logo zonder "Powered by"-vermelding? Dan is een Pro-abonnement goedkoper en sneller dan de meeste alternatieven. Wat erin zit en wat de prijzen vergelijken je opleveren staat op één pagina.

Veelgestelde vragen

Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?

Zeven jaar. Dat is de wettelijke bewaarplicht voor je administratie volgens de Belastingdienst. Dat geldt voor verstuurde facturen, ontvangen facturen én de onderliggende correspondentie (offertes, e-mails over wijzigingen). Bewaar minstens één digitale kopie op een andere locatie dan je werklaptop.

Mag ik een factuur achteraf nog wijzigen?

Nee. Een verstuurde factuur is een rechtsgeldig document. Heb je een fout gemaakt, dan stuur je een creditfactuur (een negatieve factuur die de eerste corrigeert) en daarna de juiste factuur opnieuw, met een nieuw factuurnummer. De originele factuur blijft in je administratie staan.

Wat doe ik als een klant niet betaalt?

Eerst herinneren (zie het schema hierboven). Werkt dat niet, stuur dan een aanmaning met een uiterste termijn van 14 dagen en vermeld expliciet dat je een incassobureau inschakelt. Voor bedragen onder €25.000 is de Wet Incassokosten leidend — je mag dan een vast bedrag aan incassokosten in rekening brengen, plus de wettelijke rente. Een eenmalige rappelmail van jou is goedkoper en sneller dan een ingehuurde partij.

Moet ik mijn factuurnummer met 1 beginnen?

Niet per se. Begin gerust bij 2026-001 als je dit jaar van start gaat. Wel belangrijk: zodra je begint, mag je nooit meer hetzelfde nummer uitgeven. Hou dat consequent vol — ook bij een leerschool-tooltje wisselen of een laptop-crash.

Heb ik een BTW-nummer nodig voor mijn eerste factuur?

Ja, behalve als je je hebt aangemeld voor de KOR. Bij inschrijving in het KvK Handelsregister krijg je automatisch een BTW-identificatienummer toegewezen door de Belastingdienst. Dat staat doorgaans binnen 5 werkdagen in je inbox.

Conclusie

Een factuur maken als ZZP'er is, als je het eenmaal hebt gedaan, niet meer dan een reflex: gegevens invullen, BTW automatisch laten berekenen, factuurnummer pakt het systeem zelf op, PDF eruit, mail eruit. Het verschil tussen "ik hou hier een halfuur per factuur aan over" en "vijf minuten" zit in je gereedschap én je ritme.

Maak je eerste factuur — gratis, zonder account.