Factureren naar het buitenland: 21%, 0% of helemaal niet?

Je eerste buitenlandse klant meldt zich — en meteen dringt de vraag zich op: reken je gewoon 21% BTW, mag je 0% factureren, of laat je de BTW helemaal weg? Factureren naar het buitenland is minder ingewikkeld dan het klinkt, maar de gevolgen van een verkeerde keuze zijn vervelend: te veel BTW gerekend is onprofessioneel, te weinig kan je bij een controle duur komen te staan. Dit stuk loopt het rustig met je door: welk tarief hoort bij welke situatie, wat moet er extra op je factuur staan, en hoe voorkom je de meest gemaakte fouten.

Inhoud

• De drie vragen die alles bepalen
• Diensten aan een ondernemer in de EU
• Goederen naar een ondernemer in de EU
• Leveren aan particulieren in de EU
• Zakendoen buiten de EU
• Beslisboom: welk BTW-tarief hoort bij jouw situatie?
• Wat moet er extra op je factuur staan?
• VIES-check: het BTW-nummer van je klant controleren
• Veelgestelde vragen

De drie vragen die alles bepalen

Voordat je een factuur aanmaakt voor een buitenlandse klant, stel je drie vragen:

1. Lever je een dienst of een fysiek product (goed)? De BTW-regels zijn fundamenteel anders.
2. Is je klant een ondernemer (B2B) of een particulier (B2C)? Bij B2B wordt BTW meestal verlegd; bij B2C betaal jij de BTW in het land van de klant.
3. Zit je klant in de EU of daarbuiten? Binnen de EU gelden de intracommunautaire regels; buiten de EU is het exportregime.

De combinatie van die drie antwoorden bepaalt of je 21% rekent, 0%, of helemaal geen BTW op je factuur zet. Hieronder lopen we de vier meest voorkomende scenario's door.

Diensten aan een ondernemer in de EU

Dit is verreweg het meest voorkomende scenario voor Nederlandse freelancers en ZZP'ers: je levert een dienst (webdesign, consultancy, vertaalwerk, fotografie) aan een bedrijf in een ander EU-land.

Hoofdregel: BTW verlegd — 0% op jouw factuur.

Je brengt géén BTW in rekening. In plaats daarvan draagt je klant de BTW af in zijn eigen land, tegen het tarief dat daar geldt. Dit heet de verleggingsregeling (in het Engels: reverse charge).

Voorwaarden waaraan je moet voldoen:

• Je klant heeft een geldig BTW-identificatienummer (VAT ID) in een ander EU-land
• Je controleert dat nummer via de VIES-database (zie verderop)
• Op je factuur vermeld je "BTW verlegd" (of in het Engels: "VAT reverse charged")
• Je vermeldt beide BTW-nummers: die van jou én die van je klant

Rekenvoorbeeld

Je bouwt een website voor een Belgisch designbureau. Afgesproken tarief: €3.600.

Omschrijving:       Webdesign & development, 40 uur
Bedrag:             €3.600,00
BTW:                Verlegd (artikel 44 BTW-richtlijn)
Totaal te betalen:  €3.600,00

Vermelding op factuur:
"BTW verlegd / VAT reverse charged"
Jouw BTW-id: NL003123456B01
Klant BTW-id: BE0123.456.789

Het Belgische bureau rekent zelf de Belgische BTW af in zijn eigen aangifte. Jij geeft de omzet in je Nederlandse aangifte op als "leveringen/diensten naar landen binnen de EU" (rubriek 3b in je BTW-aangifte).

Belangrijk: BTW-verlegging geldt voor de hoofdregel-diensten. Er zijn uitzonderingen — diensten die gekoppeld zijn aan een fysieke locatie (onroerend goed, een evenement, een restaurant) worden belast in het land waar de locatie is, niet waar de klant zit. Twijfel je? De Belastingdienst heeft een hulpmiddel om je situatie te bepalen.

Goederen naar een ondernemer in de EU

Verkoop je fysieke producten aan een ondernemer in een ander EU-land? Dan heet dat een intracommunautaire levering — en daarvoor geldt het 0%-tarief.

Voorwaarden:

| Voorwaarde | Toelichting | |---|---| | Klant heeft geldig BTW-nummer | Controleer via VIES vóór verzending | | Goederen worden daadwerkelijk vervoerd | Je moet kunnen aantonen dat de spullen Nederland hebben verlaten (vrachtbrief, track & trace, afleverbon) | | Je neemt het op in je BTW-aangifte | Rubriek 3a: "Leveringen naar landen binnen de EU" | | Je doet een opgaaf ICP | Elke maand/kwartaal geef je de intracommunautaire prestaties op aan de Belastingdienst |

De klant betaalt de BTW in zijn eigen land via de verleggingsregeling. Op jouw factuur zet je 0% BTW, vermeldt je beide BTW-nummers en schrijf je "Intracommunautaire levering — BTW verlegd" of het equivalent in het Engels.

Wanneer geldt het 0%-tarief niet?

Als je klant géén geldig BTW-nummer kan overleggen, of als de goederen Nederland niet verlaten, factureer je gewoon 21% Nederlandse BTW — alsof het een binnenlandse verkoop is.

Leveren aan particulieren in de EU

Hier wordt het iets ingewikkelder. Particulieren hebben geen BTW-nummer, dus de verleggingsregeling gaat niet op.

Diensten aan particulieren: De hoofdregel is dat je Nederlandse BTW rekent. Maar voor bepaalde elektronische diensten, telecomdiensten en omroepdiensten geldt een uitzondering: dan is de BTW verschuldigd in het land van de klant. Via de OSS-regeling (One Stop Shop) kun je die buitenlandse BTW in één keer afdragen in Nederland — zonder je in elk afzonderlijk EU-land te registreren.

Goederen aan particulieren (afstandsverkopen): Verkoop je fysieke producten aan consumenten in andere EU-landen? Dan geldt sinds 2021 een EU-brede drempel van €10.000 per jaar aan grensoverschrijdende omzet. Zit je eronder, dan reken je Nederlandse BTW. Zit je erboven, dan moet je het BTW-tarief van het land van de klant rekenen — wederom via de OSS-regeling.

Voor de meeste ZZP'ers die af en toe een factuur naar een buitenlandse particulier sturen, is de praktische uitkomst: gewoon 21% Nederlandse BTW. Pas als je structureel veel aan buitenlandse consumenten verkoopt, wordt de OSS-regeling relevant.

Zakendoen buiten de EU

Lever je aan klanten buiten de Europese Unie — bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk (post-Brexit), de VS, of Zwitserland?

Goederen exporteren: 0% BTW. Je brengt geen BTW in rekening. Voorwaarde: je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk zijn uitgevoerd (douanedocumentatie, exportaangifte).

Diensten aan ondernemers buiten de EU: De hoofdregel bij B2B is dat de dienst belast is in het land van de afnemer. Je brengt geen Nederlandse BTW in rekening. Vermeld op je factuur dat de BTW niet van toepassing is. Je klant regelt de lokale belasting zelf.

Diensten aan particulieren buiten de EU: De hoofdregel is dat je Nederlandse BTW rekent (21% of 9%, afhankelijk van de dienst). Er zijn uitzonderingen voor bepaalde diensten — zoals adviesdiensten, intellectueel eigendom en IT-diensten — die belast zijn in het land van de afnemer. Raadpleeg de regels voor diensten naar niet-EU-landen als je dit structureel doet.

Beslisboom: welk BTW-tarief hoort bij jouw situatie?

Snel overzicht voor de meest voorkomende situaties:

| Wat lever je? | Aan wie? | Waar? | BTW-tarief | Op factuur vermelden | |---|---|---|---|---| | Dienst | Ondernemer (B2B) | EU | 0% — verlegd | "BTW verlegd" + beide BTW-nummers | | Dienst | Particulier (B2C) | EU | 21% NL (hoofdregel) | Gewoon NL BTW | | Goederen | Ondernemer (B2B) | EU | 0% — ICL | "Intracommunautaire levering" + beide BTW-nummers | | Goederen | Particulier (B2C) | EU | 21% NL (onder €10k drempel) | NL BTW of OSS | | Dienst | Ondernemer (B2B) | Buiten EU | Geen NL BTW | "BTW niet van toepassing" | | Goederen | Wie dan ook | Buiten EU | 0% — export | Exportdocumentatie bewaren |

Twijfel? Stel de drie basisvragen (dienst/goed, B2B/B2C, EU/niet-EU) en je komt bijna altijd bij het juiste vak uit.

Wat moet er extra op je factuur staan?

Naast de standaard 9 verplichte velden die op elke factuur horen, gelden bij buitenlandse klanten extra eisen:

1. BTW-identificatienummer van je klant — verplicht bij B2B binnen de EU
2. "BTW verlegd" of "VAT reverse charged" — bij diensten naar EU-ondernemers. Mag ook in het Duits (Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers) of Frans (Autoliquidation)
3. "Intracommunautaire levering" — bij goederenleveringen naar EU-ondernemers
4. Verwijzing naar het wetsartikel — niet verplicht, maar verstandig. Voor diensten: "artikel 44 BTW-richtlijn" of "artikel 196 BTW-richtlijn". Voor goederen: "artikel 138 BTW-richtlijn"
5. Valuta — je mag in elke valuta factureren. Als je niet in euro's factureert, vermeld dan de wisselkoers die je hebt gehanteerd (de ECB-koers op factuurdatum is de standaard)

Met de gratis factuur-tool kun je een factuur met BTW-verlegging genereren — vul het BTW-nummer van je klant in en de juiste vermelding verschijnt automatisch. In Pro wordt dat gecombineerd met klantenbeheer zodat je per klant het juiste BTW-regime opslaat.

VIES-check: het BTW-nummer van je klant controleren

Voordat je een factuur zonder BTW verstuurt naar een EU-klant, moet je controleren of het opgegeven BTW-nummer geldig is. Dat doe je via het VIES-systeem van de Europese Commissie:

1. Ga naar de VIES-website
2. Selecteer het land van je klant
3. Voer het BTW-nummer in (zonder landprefix — die selecteer je apart)
4. Klik op "Verifieer"

Het systeem geeft een bevestiging met datum en tijdstip. Bewaar die bevestiging — bij een eventuele controle moet je kunnen aantonen dat het nummer geldig was op het moment van factureren. Een screenshot of PDF-print is voldoende.

Komt het nummer niet voor in VIES? Dan mag je de BTW niet verleggen. Vraag je klant om het juiste nummer, of factureer met 21% Nederlandse BTW.

Een webdeveloper uit Rotterdam stuurde drie facturen naar een Duits bedrijf zonder VIES-check. Bij een BTW-controle bleek het Duitse nummer al maanden ongeldig. Resultaat: ruim €4.000 aan BTW alsnog zelf afdragen, plus een boete. Vijf minuten VIES-check had dat voorkomen.

Veelgestelde vragen

Moet ik mijn factuur in het Engels opstellen voor een buitenlandse klant?

Dat hoeft niet — je mag in het Nederlands factureren. Maar het is wél verstandig, zeker als je klant de factuur aan zijn eigen boekhouder moet doorgeven. De vermelding "BTW verlegd" mag in het Nederlands, Engels, Duits of Frans. Voor de rest van de factuur geldt geen wettelijke taaleis.

Welke wisselkoers gebruik ik als ik in dollars of ponden factureer?

Je mag elke gangbare wisselkoers gebruiken, maar de Belastingdienst gaat bij controle uit van de ECB-koers op de factuurdatum. Vermeld de gehanteerde koers op je factuur. In je BTW-aangifte reken je het bedrag om naar euro's.

Mijn klant zit in het Verenigd Koninkrijk — is dat EU of niet-EU?

Niet-EU. Sinds Brexit (1 januari 2021) valt het VK buiten de Europese Unie. Diensten aan Britse ondernemers zijn in de regel niet belast in Nederland (geen NL BTW). Goederen naar het VK zijn export (0% BTW, exportdocumentatie vereist). Let op: je klant betaalt mogelijk invoerrechten en Britse BTW (VAT) bij ontvangst.

Ik heb de KOR — mag ik dan ook aan buitenlandse klanten factureren?

Ja, maar je factureert dan zonder BTW vanwege de KOR, niet vanwege de verleggingsregeling. Je klant kan dan geen BTW terugvragen via de verleggingsregeling in zijn eigen land. Bij structureel internationaal werk is de KOR meestal niet de beste keuze — lees de complete KOR-gids om de afweging voor jouw situatie te maken.

Moet ik voor elke buitenlandse factuur een opgaaf ICP doen?

Alleen voor intracommunautaire leveringen (goederen) en diensten waarop de verleggingsregeling van toepassing is. Je doet de opgaaf per kwartaal (of per maand als je daar voor kiest) via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Leveringen buiten de EU hoeven niet in de ICP-opgaaf.

Hoe geef ik internationale facturen op in mijn BTW-aangifte?

In je BTW-aangifte gebruik je rubriek 3a voor intracommunautaire goederenleveringen en rubriek 3b voor diensten aan EU-ondernemers. Leveringen buiten de EU komen in de reguliere omzet met het bijbehorende tarief (0% bij export). De Belastingdienst-pagina over buitenlands zakendoen heeft een handig hulpmiddel dat je per situatie door de aangifte loodst.

Conclusie

Factureren naar het buitenland draait om drie vragen: lever je een dienst of goed, is je klant een ondernemer of particulier, en zit hij in de EU of niet? Bij B2B binnen de EU is het antwoord bijna altijd: BTW verlegd, 0% op je factuur, VIES-check vooraf. Bij export buiten de EU: 0% met bewijs. Alleen bij particulieren in de EU — en dat is de uitzondering — reken je gewoon Nederlandse BTW, tenzij je boven de OSS-drempel zit.

Maak een buitenlandfactuur met automatische BTW-verlegging — gratis.